Una de las grandes barreras a la hora de explicar nuestro negocio es su escasa visibilidad. A pesar de que Odoo es el software ERP de mayor crecimiento mundial, para muchos sigue siendo un gran desconocido. Y es que se trata de una herramienta de uso interno de una empresa o grupo empresarial y como otras soluciones que existen en el mercado, quienes las conocen son precisamente aquellos que indagan tras detectar la necesidad de gestionar de manera más eficiente su compañía.

Por tanto a la pregunta ¿Qué es Odoo? podemos responder que es una herramienta de gestión empresarial o llamarlo sistema de planificación de recursos empresariales por sus siglas en inglés (ERP- Enterprise Resource Planning). 

Si nos preguntamos ¿Y cuántos ERP existen? Existen multitud y los más conocidos son posiblemente SAP, SAGE, Oracle o Unit4, por poner varios ejemplos de nivel mundial, ya que tienen detrás a gigantes como Microsoft en el caso de Dynamics 365 y Navision. Pero además de existir soluciones en la nube y otros que se instalan en local o fórmulas mixtas, hay consultoras y expertos dedicados a desarrollar programas que ejecutan tareas propias de un ERP de modo que dan servicio a la carta a sus clientes, multiplicándose así exponencialmente el número de softwares diseminados por el mercado. 

¿Qué hace un ERP? Básicamente permite a la empresa una gestión eficaz al unificar las principales aplicaciones que se utilizan para diversos fines en distintos departamentos. Pura necesidad de organización. Hablamos de tener a golpe de click la contabilidad y facturación, las órdenes de producción, el control del stock de almacén, el catálogo de la tienda online, la página web y RRSS, la flota de vehículos, la provisión de materiales, el control horario de empleados o las nóminas y vacaciones, por citar varios de los más populares. A medida que una empresa se consolida o crece, esta optimización de tiempo y recursos se antoja vital, y ahí aparecen la necesidad de enterrar las hojas de excel, acabar con la dispersión de programas informáticos y también ‘liberar’ a los trabajadores que lidian con semejante maraña de asuntos para que asuman un nuevo rol en ese crecimiento de la empresa.

¿Y qué diferencia a Odoo? Prácticamente todo. Pero vayamos por partes. 

1-Para empezar Odoo es open source, es decir, su licencia permite al usuario final (en este caso la empresa) utilizar el código fuente del programa para estudiarlo, modificarlo y realizar mejoras. A simple vista puede parecer una opción más donde elegir, pero nada más lejos de la realidad. En el momento que la empresa, sus informáticos, su asesoría tecnológica y por extensión millones de desarrolladores de todo el mundo (aglutinados en diversas comunidades) pueden mejorar el código, las soluciones se disparan a la par que se acotan los costes y se aprovechan las sinergias. Esto no se puede hacer con los ERP que se han mencionado antes. Son privativos y solo los ‘toca’ el proveedor. Ejemplo para dummies: Windows tiene las opciones que tiene y se instala pagando una licencia, pero si quieres incluir otros programas deben ser compatibles. Otro ejemplo: Solo puedes usar IOS, software propietario de Apple, en dispositivos móviles Iphone o Ipad, y tiene limitados los derechos de uso, copia, distribución o modificación.

2- A diferencia del resto, Odoo dispone de una versión gratuita y aquí cabe hacer aclaraciones. Puedes descargarte Odoo en tu ordenador y utilizarlo de modo gratuito porque hay una versión que no requiere pagar licencia (Community Edition), pero necesitas, lógicamente, tener unos conocimientos avanzados para poder convertir Odoo en una herramienta capaz de gestionar tu empresa al nivel de exigencia que requiere el mercado. Por tanto no es determinante salvo que consigas lo que se denomina un socio tecnológico, asesor o partner que domine Odoo y sea capaz de construir para tu empresa un ERP más potente que todos los mencionados pero a un precio mucho más competitivo. Este es el papel de Tecnativa, quien suscribe este post y que dicho sea de paso, es una de las pocas a nivel mundial capaces de ‘armar’ una infraestructura para la gestión de tu empresa que te permita ser dueño de tu tecnología y además competir de tú a tú con los mencionados gigantes. 

3- Odoo es modular. Esto significa que se monta sobre una base (como si de una construcción del juguete LEGO se tratara) y con una serie de piezas muy variadas. Pero como en cualquier puzzle, si las piezas no son originales pueden encajar pero nunca se armará una figura suficientemente grande y sobre todo suficientemente estable. Esas piezas en Odoo se llaman módulos y se combinan infinitamente, es más, muchos desarrolladores pueden crear sus propias piezas, pero en una compañía solo debería 'jugarse' con las oficiales, porque se corre un alto riesgo de derrumbe del puzzle si no es así. 

En Tecnativa reconocemos la máxima calidad y compatibilidad en las piezas auténticas que para una instalación de alto rendimiento son los módulos de Odoo SA y los de la Odoo Community Association (OCA) en cuyos 'marketplaces' las empresas tendrán cientos de aplicaciones para añadir a su sistema.

4- Total integración. No todos los ERP consiguen integrarlo todo. Si consiguen integrar mucho y es cierto que muchas empresas no necesitan tampoco todo, pero en el proceso de transformación digital que vivimos acertar en la elección del ERP puede suponer centenares de miles de euros en beneficios o en pérdida de oportunidades. Por tanto, se trata de la decisión capital de una empresa, la sala de mandos de su cuartel general. Cualquier empresario con visión de futuro buscaría un software que, por una parte, no le obligase en pocos años a volver a invertir y tener que afrontar el trauma de formar a su plantilla o importar millones de datos porque su ERP está obsoleto. Y por otra, que tuviera unos cimientos que permitieran modificar toda la estructura sin necesidad de volver a empezar. Estos conceptos son los que en Odoo se llaman ecosistema evolutivo y la cualidad de escalabilidad. 

5- Crecimiento imparable. El desarrollo colaborativo ha hecho de Odoo el ERP de moda. El hecho de que miles de desarrolladores trabajen sobre su código en sus diferentes versiones ha conseguido crear un software que supera los más exigentes test de prueba y que tiene una capacidad única para adaptarse a las necesidades de todo tipo de negocios. En el caso de Odoo Enterprise (pago por usuario), existe un amplísimo catálogo de aplicaciones con las que cada empresa puede configurar, como si de un puzzle se tratase, las características y funciones que conforman su ERP. En la versión Community (no hay pago por suscripción) el sistema de gestión configurable está avalado por la calidad que garantiza la Odoo Community Association (OCA), el foro que acoge a los mejores desarrolladores del mundo y que comparten aquí sus experiencias en torno al ERP que implantan en clientes de todo el mundo.

6- ¿Y qué papel juega el partner o socio tecnológico? Su papel es la clave del éxito. En Tecnativa, llevamos más de una década implantando y personalizando Odoo en negocios de muchos sectores, por lo que el ‘know how’ juega un papel fundamental para lograr una buena experiencia de usuario en la empresa. Como socio tecnológico, un partner tiene el deber de asesorar a la compañía sobre la versión que mejor se adapta a su perfil, las funcionalidades con que puede atender todos los requisitos de su negocio, y por último, garantizar la actualización constante de Odoo para sacar el máximo partido a la herramienta y no poner nunca en riesgo los datos por mantener una versión obsoleta. En este sentido tanto Tecnativa como Odoo dan soporte a las tres últimas versiones: v12, v13 y v14.

Un partner, además, tiene que tener el compromiso de contribuir a la difusión de novedades y la creación de mejoras en los módulos, de modo que se beneficia toda la comunidad y las sinergias impulsan a su vez la constante mejora en el ERP del cliente final.