Que la pandemia mundial derivada de la crisis sanitaria de la COVID-19 ha marcado un antes y después en la vida de los europeos está fuera de toda duda. Y más allá de los consabidos perjuicios emocionales y económicos de los que casi nadie se ha librado, nuestra relación con el trabajo ha dado un vuelco imprevisible hace apenas un año.
Países como España han multiplicado hasta un 700% su índices de teletrabajo en los meses de confinamiento, pasando del 4’8% en 2018, según el Instituto Nacional de Estadística, al 37% en abril de 2020, como indica un informe encargado por Fundación Telefónica para medir el impacto de la crisis. Tras el ‘encierro’ masivo decretado por las autoridades para contener la expansión del virus, el porcentaje de españoles que teletrabaja de manera continua es del 16,2% según un estudio de la consultora Randstad. En cualquier caso, en España ya se teletrabaja cuatro veces más que hace dos años y también se han dado importantes pasos en materia legislativa donde había un auténtico erial.
¿Cuáles han sido las necesidades que muchas empresas europeas han tenido que abordar de manera imperiosa?
Todas las relacionadas con la falta de una infraestructura que haga posible la digitalización de esos procesos que responden a hitos que se engloban en lo que llamamos transformación digital. Y es que este concepto no solo se refiere al cambio de procesos productivos y la aplicación de tecnología en la toma de decisiones, va más allá y afecta también a la cultura laboral de las plantillas, Así, la necesidad de trabajar en remoto ha sido la única vía de supervivencia para millones de negocios, muchos de los cuales, en su ardua búsqueda de soluciones han topado con una herramienta llamada Odoo.
¿Qué puede aportar este ERP online al nuevo escenario?
Odoo ha sido un auténtico salvavidas para las empresas que requieren adaptarse en tiempo récord a un nuevo entorno de teletrabajo para la totalidad o parte de su plantilla. Además de dejar un importante margen al imprescindible factor humano, que es clave en un cambio de cultura laboral tan pronunciado, Odoo dispone de todas las herramientas que permiten a un negocio proseguir su actividad sin menoscabo de la calidad y productividad una vez ‘configuradas’ tecnología y también plantillas.
¿Cuáles son esas herramientas?
Son todas, pero aquí no nos referimos exclusivamente a aplicaciones para videoconferencias tipo Zoom, Jitsi o Meet, que han experimentado un boom sin precedentes. Queremos citar aquellas que según los sondeos realizados durante la pandemia más preocupaban a los empresarios. Para empezar, Odoo cubre con garantías la gestión de los recursos humanos. Desde el registro horario obligatorio que puede ser manual o automatizado, hasta la imputación de tiempos en cada tarea (Partes de horas), pasando por la asignación de proyectos, división de equipos, organización de prioridades o gestión de contratos, vacaciones y permisos.
Se precisa además de una utilidad muy potente como es la opción de disponer de un calendario propio sincronizado con un calendario de equipo de modo que todo fluya a la perfección siguiendo una metodología lógica.
Además del calendario para organizar las reuniones y las fechas de realización de las fases de un trabajo, otro de los puntos fuertes de Odoo está en la gestión documental, donde a través de cualquier formato se pueden ordenar y clasificar adjuntos de modo que se optimiza la eficiencia en su localización y custodia.
Por otra parte, la popularización de paneles de organización de tareas y proyectos como Trello o Jira ha puesto el foco de las empresas en los gestores de proyectos online que facilitan organizarse en el trabajo al asignar una prioridad, alertas o vistas útiles del estado de cumplimiento de un trabajo. Se trata sin embargo de uno de los más potentes recursos de Odoo y que aquí por supuesto contribuye a la descripción del ERP que más ventajas ofrece para el teletrabajo.
Chatter
Para tratar de suplir al máximo la comunicación presencial, Odoo implementa métodos de trabajo eficientes que en todo momento están respaldados por hilos (chatter) donde trabajadores y clientes encuentran vías cómodas para el contacto escrito o agendar videollamadas. La interfaz hace que el trabajador se sienta cómodo desde el primer momento ya que su uso es muy intuitivo y hereda gestos de la interacción en redes sociales, con mensajes públicos y privados, posibilidad de adjuntar archivos o la creación de listas de seguidores para cada tarea o proyecto concreto.
Proyectos
El módulo Proyectos de Odoo se inserta en el ERP como una pieza más del puzzle perfecto y permite crear rutinas de trabajo, determinar avisos, organizar recursos y en definitiva una trazabilidad completa del proceso a través de etapas donde el trabajador participa activamente. Una vez que se realiza una tarea, cada integrante lo notifica al cambiar su estado.
Eso ayuda al responsable de proyecto para revisar la tarea antes de cambiar el escenario con un simple arrastrar y soltar o asignar la siguiente fase a un nuevo trabajador o equipo.
Dependiendo de la naturaleza del negocio es probable que otra opción clave sea el CRM de Odoo, con la que filtrar todas las oportunidades (leads) que llegan a la empresa para darle respuesta adecuada, asignarlas al equipo idóneo e incluso analizar la calidad y tiempo de respuesta, medir las interacciones con los clientes e incluso determinar KPI’s que dan pistas sobre la reputación tras determinada acción de negocio.
Por último, es necesario resaltar que la gran ventaja de Odoo con respecto a otros softwares de gestión, es su total integración, de modo que todas estas características que aquí se citan para subrayar su ayuda en el teletrabajo, están integradas entre sí y con el resto de funcionalidades del ERP, de tal manera que sin salir para nada del programa, a través de las pestañas de nuestro navegador, Odoo ejerce como sede administrativa, oficina, área comercial, taller, laboratorio, almacén, fábrica o departamento de marketing con la única premisa de querer ser partícipe de esta interesante transformación.